Déjese establecido que el manejo de la clave entregada es de exclusiva responsabilidad del propietario de la misma (representante legal) y que antes de la utilización del sistema el usuario debe revisar, validar e informar de la conformidad de las bases de datos existentes de sus productos, utilizando para ello el sistema fichas disponible en la página Web del Instituto, además de verificar la información respecto al representante legal y al encargado técnico, la cual figura en el portal personalizado de cada usuario.

La vía de actualización de la base de datos es ingresando el requerimiento, respaldado con las respectivas resoluciones o documentos legales según corresponda, a través de OIRS (Oficina de Información, Reclamos y Sugerencias), la cual se encargará de canalizar la solicitud hacia la unidad respectiva para analizar el caso y actualizar la información en el sistema si corresponde o al correo electrónico giconaprocesos@ispch.cl.

Al momento de realizar cambios por parte del usuario y que éstos afecten la información contenida en el sistema relacionada con la empresa (representante legal, encargado técnico, domicilio, fono, mail, etc.),  es función del usuario mantener informado al instituto respecto de las actualizaciónes, para esto debe completar el «Formulario de actualización de información en el sistema de tramitación en línea GICONA» y enviarlo junto con la solicitud de cambio de los datos en el sistema por los medios descritos en el párrafo anterior, firmada por el representante legal y acompañada de todos los datos necesarios para realizar el cambio adecuadamente en el sistema, los que menciona a circular Nº7 y además se encuentran en el formulario de actualización de la información GICONA.